第一条 为强化本会会议、印章、文件的管理工作，确保工作规范、高效、优质,依据国家相关法律法规和《山东省农业贸易促进会章程》等有关规定，制定本办法。

第二条 秘书处会议制度

（一）会议形式：

秘书长办公会议原则上每周召开一次，每周三上午9:00开始，会议由秘书长主持。

（二）会议内容：

1.近期工作安排与汇报；

2.讨论研究阶段性工作；

3.提名副秘书长及所属机构主要负责人，交理事会决定；

4.拟订年度工作报告和工作计划，报理事会审议；

5.拟订年度财务预算、决算报告，报理事会审议；

6.拟订内部管理制度，报理事会批准；

7.检查各项制度、各个岗位工作职责执行情况；

8.需秘书处办公会议讨论决定的其它事项。

（三）参加人员：

秘书长办公室会议由秘书长及秘书处全体工作人员组织参与；各部门工作会议如有需要，可请秘书长参加。

（四）会议纪要：秘书长办公会及本会重要决策事宜（重大事项决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用），秘书长应事先与会长（或可委托常务副会长）沟通，秘书处出相关会议纪要，提报秘书长审核并签字（涉及资金、费用等财务事宜的须经财务负责人初审），经会长（或可委托常务副会长）签批后，抄送会长、战略决策咨询委员会主任委员、监事，形成系统完整的文件档案。本会设专人记录和保管。

第三条 文件处理和归档立卷制度

（一）公文的种类及内容

1.字号统称：

（1）文件字号为“鲁农贸协字”、“鲁农贸协秘字”。

（2）文件的主要内容：

a.贯彻执行党和国家的方针、政策、决定、决议、指示；

b.转发主管单位及国家有关本会的文件；

c.报送给上级机关的文件；

d.印发会员大会、理事会的决议、决定；

e.以本会名义安排和部署工作；

f.以本会名义印发的其它文件。

2.文件处理程序：

（1）本会向上级单位报送的请示、报告、以及向下属单位印发的通知，要以本会名义上报、下发；

（2）本会秘书处向本会领导的请示、报告对内部机构印发的通知，要以秘书处名义上报和下发。

3.文件登记：

文件登记按时间先后顺序依次编号登记、登记项目包括时间、编号、标题、发放份数。

列入必须登记的文件：

（1）上级机关来文；

（2）其它单位商洽工作需要答复的来函；

（3）以本会或秘书处名义上报的各种请示、报告；

（4）以本会名义签订的协议；

（5）具有本会机密性质的文件。

4.文件审核与审批：

凡以本会或秘书处名义发出的文件以及工作计划、总结、规章制度等均由秘书长初审并签字，经会长（或可委托常务副会长）签批后，抄送会长、战略决策咨询委员会主任委员、监事，生效实施。

（二）公文的打印与核对

1.需打字的文件、便函均由秘书长核稿，由拟稿人员负责校对；

2.文件印出后，要由核稿人判定无误后方可发出。

（三）公文立卷

1.公文立卷要分类准确，根据发文机关、问题、时间、名称等公文特征进行归档立卷，同时要有利于保管、查找和利用。

2.凡以本会名义发出的各类请示、报告等文件，在有关单位批复、答复或文件办理结束后，应及时将办文结果归档。

3.按文件归档、立卷的有关规定，修改文件或签批文件应使用黑色中性笔或钢笔。

（四）公文保密

1.文件制发

（1）文件制发前要认真登记、编号、核定份数；

（2）在接稿、打字、核对、印刷等工作程序中，要严格把关、对带有密级的文件要严禁多印；

（3）文件发出前要逐件核对，严防错发、漏发。

2.文件管理

（1）严格执行文件传阅范围，未经领导批准，不准擅自扩大；

（2）销毁文件、资料、内部刊物要按规定编制销毁清册、履行批准手续后，再行销毁；

（3）实行两人监销制，销毁前必须认真清点销毁清册，防止误销或漏销。

（五）印章管理

1.本会公章、财务专用章、合同专用章、法人人名章，由秘书处综合部设专人负责管理；

2.本会公章、法人人名章，由部门负责人、秘书长、会长（或可委托常务副会长）签批，抄送会长、战略决策咨询委员会主任委员、监事后使用；财务专用章、合同专用章，由部门负责人、财务负责人、秘书长、会长（或可委托常务副会长）签批，抄送会长、战略决策咨询委员会主任委员、监事后使用；

3.印章管理人员要坚持原则，遵守制度，严格把关，遇到问题要及时请示报告，不得擅自作主；

4.未经秘书长、会长（或可委托常务副会长）同意，印章不得自行交予他人代管。

5.建立用印记录管理台账。

第四条  本办法经山东省农业贸易促进会第一届第一次理事会表决通过。

第五条 本办法解释权归理事会负责。